Freitag, 14 Uhr: 40 Projekte, 40 Status-Slides. Schon wieder.
Die Projektdaten sind gepflegt – in Excel, im PPM-Tool, in Statusmeldungen der Projektleiter. Trotzdem sitzt jede Woche jemand da und baut daraus von Hand die Folien für Lenkungskreis, Portfolio-Board und Management: Ampeln umfärben, Meilensteine nachziehen, Budgetzahlen übertragen.
Das ist keine Projektsteuerung. Das ist Formatierungsarbeit – und sie frisst genau die Zeit, die dem PMO für Inhalte fehlt.
2 Arbeitstage
- Pro Berichtszyklus etliche Stunden manuelle Folienpflege – bei wöchentlichem Takt jede Woche aufs Neue
- Ampellogik, Trendpfeile und Meilensteine werden von Hand gesetzt: inkonsistent zwischen Projekten, fehleranfällig vor Gremien
- Kurzfristige Datenänderung am Berichtstag? Alles nochmal.
10 Minuten
- Projektliste in Excel ist die einzige Quelle – daraus entstehen automatisch alle Slides: eine je Projekt, Portfolio-Übersichten, Management-Summary
- Ampeln, Trendpfeile und bedingte Elemente ergeben sich aus den Daten – niemand setzt sie mehr von Hand
- Neuer Datenstand am Berichtstag: Reports in Minuten neu erzeugt, im unveränderten Corporate-Template
Aus der Praxis
Globaler Lebensmittelkonzern, Portfolio mit über 40 Projekten: Monatlich je Projekt ein One-Pager – Status, Milestones, Next Steps – mit rund 35 Datenverknüpfungen pro Folie (Texte, Charts, bedingte Shape-Löschungen). Die Daten kommen aus drei verschiedenen Quellen und werden per Power Query aufbereitet, fast ohne Excel-Formeln. Vorher: zwei Arbeitstage pro Monat für die manuelle Erstellung der rund 40 Folien. Heute: etwa 10 Minuten – inklusive Datenupdate, auf Knopfdruck.
Aus Vertraulichkeitsgründen nennen wir Kunden nicht namentlich – im Erstgespräch zeigen wir Ihnen gern anonymisierte Beispiele.
So läuft ein Projekt
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Kickoff (Video-Call)
Wir schauen auf Ihre Projektliste, Ihre Berichtsformate und Ihre Gremienstruktur.
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Aufbau – Sie wählen das Modell
Co-Creation: Wir bauen das Excel-Modell gemeinsam per Screensharing – Ihr PMO-Team beherrscht es danach selbst. Oder Done-for-you: Ich baue zwischen kurzen Abstimmungsterminen selbstständig – minimaler Zeiteinsatz auf Ihrer Seite.
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Generalprobe
Ein kompletter Berichtszyklus mit echten Daten, Feinschliff an Ampellogik und Layout.
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Produktion
Ihr PMO erzeugt die Reports ab sofort auf Knopfdruck – jeden Zyklus.
Typische Projektdauer: zwei Wochen. Kein Programmieren auf Ihrer Seite. Excel-Modell und PowerPoint-Template sind Standard-Dateien und gehören Ihnen – Ihre Berichtslogik bleibt jederzeit einsehbar und anpassbar.
Reporting-Automation Setup
ab 4.900 €
Inklusive Aufbau von Excel-Modell und Template-Verknüpfung, Ampel-/Bedingungslogik, Einarbeitung Ihres Teams, SlideFab-Lizenz für das erste Jahr.
Häufige Fragen
- Unsere Daten liegen im PPM-Tool (Jira, Planview, MS Project …), nicht in Excel.
- Kein Hindernis: SlideFab setzt auf dem Excel-Export auf. Praktisch jedes PPM-Tool exportiert nach Excel oder CSV – daraus wird die zentrale Berichtsquelle.
- Wir haben mehrere Datenquellen.
- Typischer Fall – im Beispiel oben waren es drei. Power Query in Excel führt die Quellen zusammen und bereitet sie auf; das Berichtsmodell kommt dann fast ohne klassische Excel-Formeln aus und bleibt entsprechend wartbar.
- Wir haben je Gremium ein anderes Folienformat.
- Genau dafür eignet sich der Ansatz: Aus derselben Datenbasis erzeugt SlideFab unterschiedliche Templates – Detailfolien für den Lenkungskreis, Einseiter fürs Management, Portfolio-Sicht fürs Board.
- Funktioniert die Ampel-/Statuslogik wirklich automatisch?
- Ja. Bedingte Elemente erscheinen oder verschwinden je nach Datenlage – rote Ampel, Trendpfeil, Eskalationshinweis. Die Regeln definieren Sie einmal im Excel-Modell.
- Kann das nicht inzwischen KI / Copilot?
- KI ist stark im Entwerfen – und genau darin liegt der Unterschied: Sie erzeugt ungefähre Slides. Reporting braucht exakte: jede Zahl belegbar aus der Quelle, jedes Element pixelgenau im Corporate Design, und bei der nächsten Welle exakt reproduzierbar. SlideFab arbeitet deterministisch – gleiche Daten, gleiches Ergebnis, null Halluzination. Dazu kommt: Vertrauliche Kennzahlen gehören in kein Chat-Fenster; SlideFab läuft komplett lokal. KI hilft beim Denken – SlideFab liefert die Produktion. In Kombination übrigens ideal: KI-Tools beschleunigen heute sogar den Aufbau des Excel-Modells. Ausführlicher Vergleich →
- Das könnte uns doch jemand mit VBA oder Python scripten.
- Kann man – mit bekannten Folgekosten: Solche Skripte sind personengebunden (verlässt der Entwickler das Haus, stirbt das Skript), sie brechen bei jeder Template-Änderung und laufen als Individualsoftware oft durch IT-Freigabeprozesse. Ein SlideFab-Modell ist Excel: wartbar von genau den Leuten, die das Reporting ohnehin verantworten, ohne Programmierkenntnisse und ohne Deployment.
- Vertraulichkeit?
- Alles läuft lokal auf Ihren Rechnern. Keine Cloud, keine Datenübertragung. NDA auf Wunsch selbstverständlich.