Case Study: 40 PMO-One-Pager in 10 Minuten statt 2 Arbeitstagen

Branche: Lebensmittel, global · Fall: Monatliches Statusreporting für ein Portfolio mit über 40 Projekten · Format: je Projekt ein One-Pager – Status, Milestones, Next Steps

Ausgangslage

Das PMO berichtet monatlich über mehr als 40 Projekte. Je Projekt ein One-Pager im Konzern-Template: Statusampeln, Milestones, Next Steps, Kennzahlen – rund 35 Datenverknüpfungen auf jeder einzelnen Folie, von Texten über native Charts bis zu Elementen, die je nach Status erscheinen oder verschwinden. Die Daten kamen aus drei verschiedenen Quellen. Ergebnis: zwei volle Arbeitstage manuelle Folienpflege – jeden Monat, mit entsprechendem Fehlerrisiko vor den Gremien.

Lösung

Die drei Datenquellen werden per Power Query zusammengeführt und aufbereitet – das Excel-Modell kommt dadurch fast ohne klassische Formeln aus und bleibt entsprechend wartbar. SlideFab verknüpft das Modell mit dem bestehenden Konzern-Template: Alle rund 35 Verknüpfungen je Folie – Texte, Charts, bedingte Shape-Löschungen – füllen sich automatisch aus der Datenlage.

Ergebnis

• 41 Folien in rund 10 Minuten – inklusive Datenupdate, auf Knopfdruck
• Vorher: zwei Arbeitstage pro Monat. Die frei gewordene Zeit fließt in Projektsteuerung statt Folienpflege
• Kurzfristige Änderungen am Berichtstag sind kein Problem mehr: Daten aktualisieren, neu erzeugen, fertig

Aus Vertraulichkeitsgründen nennen wir Kunden nicht namentlich – im Erstgespräch erzählen wir Ihnen gern mehr zu diesem Fall.

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Mehr dazu: PMO-Statusreports automatisieren · Reporting-Automation Setup