Zum Inhalt springen

Fallbeispiel: Wartungsfreie Excel-Arbeitsmappe zur Vereinfachung des Prozesses zur Folienerstellung mithilfe dynamischer Array-Formeln

Kunde: Beratungsboutique im Bereich Arbeits- und Organisationspsychologie

Einsatz: Auftragsarbeit

Zielsetzung: Neugestaltung und Neuaufbau eines langsamen und umständlichen alten Excel-Modells für die automatische und wartungsfreie Folienerstellung mit SlideFab

Situation

Eine deutsche Beratungsboutique im Bereich Arbeits- und Organisationspsychologie führt regelmäßig Umfragen durch. Dafür verwenden sie eine Standard-Umfragesoftware und ein dafür maßgeschneidertes, älteres Excel-Modell. Es sind über 30 Standard-Items in der Umfrage. Sobald ein neuer Datenextrakt in das alte Excel-Modell geladen wurde, müssen die Berater Diagramme und Titel manuell von Excel nach PowerPoint kopieren. Alle benutzerdefinierten Umfrage-Items, die nicht zum Standardsatz gehören, werden von den Beratern manuell behandelt – obwohl benutzerdefinierte und Standard-Items exakt dieselbe Struktur aufweisen. Kategorische Analysen werden ebenfalls manuell berechnet.

Schwierigkeit

Der bestehende Prozess ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Das ältere Excel-Modell wurde erstellt, indem zuerst die Berechnungslogik für ein Element erstellt und dann durch Kopieren und Einfügen für alle anderen Elemente repliziert wurde. Dies führte zu einer enormen Redundanz. Aufgrund der Komplexität des alten Excel-Modells wagt niemand, es anzufassen.

Lösung

Glücklicherweise war das alte Excel-Modell nicht völlig nutzlos, das Diagramm-Design konnte wiederverwendet werden und die Berechnungslogik diente als Referenz. Im neuen Excel-Modell wurden jedoch alle Redundanzen entfernt. Da die Umfrage-Items strukturell ähnlich sind, wurde nur die Berechnungslogik nur einmal benötigt. Es wurde so gebaut, dass SlideFab nun die Items nacheinander durch die Berechnungslogik führt und dabei die Folien erstellt. Dementsprechend ist keine besondere Behandlung der benutzerdefinierten Items erforderlich, da sie wie die Standard-Items behandelt werden können. Noch besser: Das neue Excel-Modell nutzt Dynamic Array Formulas und trennt Rohdaten und Berechnungslogik in separate Dateien, sodass bei Datenänderungen keine Excel-Arbeiten (z. B. Aktualisieren von Formeln, Anpassen von Bereichen) erforderlich sind. Auch Folien mit Kategorie-Aggregationen und Vergleichsgruppen werden unterstützt, ohne dass das Excel-Modell geändert werden muss.

Ergebnis

Im neuen Prozess entfallen alle manuellen Excel-Anpassungsschritte. Auch die benutzerdefinierten Items erfordern von den Beratern keine manuellen Eingriffe mehr in die Excel-Arbeitsmappe. Dementsprechend dauert der gesamte Prozess vom Export der Rohdaten bis zum Starten der Folienerstellung durch SlideFab nur wenige Minuten. Vor allem die komplexeren Spezialanalysen und Aggregate stehen jetzt sofort zur Verfügung. Bei einem Projekt, das die Erstellung mehrerer Auswertungspräsentationen mit Hunderten von Folien beinhaltet, können mehrere Tage Excel-Arbeit eingespart werden.