Tutorial: Wie Sie die Reihenfolge der Folien in PowerPoint mit SlideFab ändern
Einführung
Manchmal ist es praktisch, die erstellten Folien in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen. Wenn diese Reihenfolge in Excel berechnet werden kann, dann ist es für SlideFab ein Kinderspiel, die Reihenfolge der erstellten Folien in PowerPoint entsprechend zu ändern.
Übersicht
Dieses Tutorial knüpft an die vorherige Tutorial-Serie an, in der es um die Erstellung von Preisschildern ging. Diese Preisschilder wurden als PowerPoint-Folien erstellt, die sowohl einen Produktnamen als auch einen Preis enthielten. In diesem Tutorial wird erklärt, wie Sie die Reihenfolge der Folien in PowerPoint so ändern können, dass das billigste Produkt zuerst erscheint.
Was Sie für dieses Tutorial über die Sortierung der PowerPoint-Folien benötigen
Natürlich ist SlideFab erforderlich. Für dieses Beispiel ist die kostenlose Version SlideFab Lite ausreichend. Darüber hinaus benötigen Sie noch Folgendes.
Die PowerPoint-Präsentation mit dem verknüpften Excel-Modell aus dem ersten Tutorial ist der Ausgangspunkt.
Hier verwenden wir die PowerPoint-Präsentationsvorlage, die mit der Excel-Arbeitsmappe aus der vorherigen Tutorial-Serie verknüpft wurde. Auf diese Weise haben wir bereits eine Wiederholungsschleife und auch zwei Verbindungen zwischen Excel-Zellen und PowerPoint-Formen, nämlich für Produktname und Produktpreis.
Die bisher erstellte Ausgabe ist unten abgebildet: Für jede Zeile gibt es eine Folie. Die Reihenfolge der Produkte ist jedoch noch dieselbe wie in den Originaldaten.
Dies war die Ausgabe des vorherigen Tutorials. Wir beginnen hier mit den Dateien, die zur Erstellung dieser Ausgabe verwendet wurden. Nicht mit der Ausgabedatei.
Um die Folien in PowerPoint in die richtige Reihenfolge zu bringen, gehen Sie folgendermaßen vor.
Zeitbedarf: 7 Minuten.
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Einrichten der verknüpften Excel-Arbeitsmappe und PowerPoint-Präsentation.
- Öffnen Sie die PowerPoint-Präsentation und die verknüpfte Excel-Datei wie zuvor beschrieben.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterte Einstellungen“ auf der Registerkarte SlideFab in der Multifunktionsleiste, um den Seitenbereich zu öffnen.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Folien gemäß Zellinhalt sortieren“, um die Sortierfunktion zu aktivieren und zusätzliche Steuerelemente anzuzeigen
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Einrichten des Sortierbereichs für die Präsentation
- Markieren Sie die Zelle mit dem aktuellen Produktpreis.
- Klicken Sie auf das Fadenkreuz-Symbol im Steuerelement „Excel Sortierzelle“, um die Verknüpfung zu definieren. SlideFab wird die Adresse der ausgewählten Zelle in das Kontrollfeld schreiben.
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Jetzt scheint es an der Zeit, die sortierten PowerPoint-Folien zu erstellen
Die Einrichtung zum Sortieren der Folien ist abgeschlossen. Es gibt noch weitere Einstellungen, die im Moment nicht geändert werden müssen, zum Beispiel die Sortierreihenfolge (wir bleiben bei der Standardeinstellung aufsteigend).
Jetzt erstellen wir die Folien, indem wir auf „Folien erzeugen“ klicken und dann in dem sich öffnenden Fenster auf „Start“ klicken. Dies wird auch in der vorherigen Anleitung gezeigt.
Die erstellten Folien sind jetzt sortiert. Allerdings ist etwas schiefgelaufen. SlideFab sortiert die Folien in alphabetischer Reihenfolge. Es weiß nicht, welches Format die Werte in der Sortierzelle haben. Das können Daten, Texte, Zahlen oder sogar alles gemischt sein. Es nimmt sie also wörtlich.
Um die Folien numerisch nach Preis zu sortieren, ist also ein zusätzlicher Schritt erforderlich.
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Eine Sortierzelle erstellen, die Texteinträge enthält, aber dennoch die numerische Reihenfolge respektiert.
An diesem Punkt müssen wir ein wenig Excel-Magie anwenden, damit die Dinge funktionieren. Wir müssen die Preise so in Texteinträge umwandeln, dass die Sortierung der Texte zu demselben Ergebnis führt wie die Sortierung nach den tatsächlichen Zahlen.
Dies kann durch das Hinzufügen führender Nullen erreicht werden: Anstatt also die Zeichenketten „1079,99“ und „742,35“ zu vergleichen, vergleichen wir „01079,99“ mit „00742,35“. Alle Preise werden also mit Nullen aufgefüllt, um 5 Zeichen für Euro / Dollar / Pfund, dann das Komma und schließlich 2 Zeichen für die Cents zu haben.
Warum also 5 Zeichen und nicht 4 am Anfang? Für dieses Beispiel funktioniert natürlich beides. Aber im wirklichen Leben ist es sinnvoll, eine gewisse Reserve zu haben, für den Fall, dass es größere Zahlen gibt, z. B. ein Produkt für mehr als 9.999,99.
Eine Formel, um die gewünschte Ausgabe zu erzeugen, lautet:
=TEXT(C3,"00000,00")- Erstellen Sie in Excel in Zelle C6 die Formel, die eine textuelle Darstellung des Preises mit der obigen Formel errechnet.
- Markieren Sie die Zelle mit dem berechneten Wert für die Sortierung.
- Klicken Sie auf das Fadenkreuz-Symbol im Steuerelement „Excel Sortierzelle“, um die Verknüpfung zu definieren. SlideFab wird die Adresse der ausgewählten Zelle in das Kontrollfeld schreiben.
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Jetzt ist es wieder an der Zeit, die PowerPoint-Folien in richtiger Sortierung zu erstellen
Auch hier erstellen wir die Folien, indem wir auf „Folien erzeugen“ klicken und dann in dem sich öffnenden Fenster auf „Start“ klicken. Wie das geht, haben wir in der vorherigen Anleitung gezeigt.
Dieses Mal sind die Folien in der richtigen Reihenfolge. Alle Produktfolien sind in aufsteigender Reihenfolge sortiert, vom billigsten zum teuersten Produkt.
Was kommt nach dem Sortieren der Folien
Bis jetzt funktioniert die Automatisierung einwandfrei und die ausgegebenen Folien sind auch sortiert. Im nächsten Tutorial werden wir die Folienfilterfunktion verwenden, um nur Folien für die drei teuersten Produkte zu erstellen.