Empfehlungen um massenhaft PowerPoint-Folien zu erstellen
Die folgende Sammlung von Empfehlungen wurde in den letzten Jahren entwickelt. Mit der Erfahrung von Tausenden von Excel-Modellen und Hunderten von Excel-zu-PowerPoint-Automatisierungen mit SlideFab ist dies destilliertes Wissen. Es ist also wirklich eine bewährte Methode. Die folgende Sammlung enthält keine Grundideen für Anfänger. Stattdessen richtet sie sich an Leute, die Excel beherrschen und denen niemand mehr erklären muss, wie ein SVERWEIS funktioniert. Die folgende Liste soll wachsen, daher ist dies erst ein kleiner Anfang. Falls Sie einer der Empfehlungen widersprechen oder eine weitere vorschlagen möchten, melden Sie sich gern über die Kontaktseite.
Best Practice 1) Verwenden benannter Bereiche und Excel-Tabellen anstelle von Zellenadressen
Wenn Sie PowerPoint-Formen über SlideFab mit Excel verknüpfen, verknüpfen Sie sie nicht mit der Zellenadresse (z. B. Arbeitsblatt3!H4). Verwenden Sie stattdessen einen benannten Bereich oder eine Excel-Tabelle. Neben vielen anderen Vorteilen, die diese beiden Optionen bieten (z. B. hier oder hier), gibt es einen klaren Grund, sie mit SlideFab zu verwenden: Immer wenn sich das Arbeitsblatt strukturell ändert, z. B. durch neue Spalten oder Zeilen, behalten der benannte Bereich und die Excel-Tabelle die richtige Referenz. Bei Excel-Adressen ist dies nicht der Fall: Was Spalte J war, könnte Spalte K sein, nachdem links davon eine neue Spalte eingefügt wurde.
Best Practice 2) So entscheiden Sie, ob benannte Bereiche oder Excel-Tabellen verwendet werden sollen
Bei der Entscheidung zwischen benannten Bereichen und Excel-Tabellen ist die Entscheidung, welche verwendet werden soll, manchmal schwierig. Es wird daher empfohlen, standardmäßig Excel-Tabellen zu verwenden. Es gibt jedoch keine Regel ohne Ausnahme. Hier zahlen sich benannte Bereiche aus: 1) Wenn hinsichtlich der Zellabdeckung Flexibilität erforderlich ist, kann ein benannter Bereich hilfreich sein, der auf einer verwendeten Formel basiert. 2) Wenn ein Bereich mit Diagrammdaten (auch für Think-Cell-Diagramme) ordnungsgemäß adressiert werden muss, kann ein benannter Bereich hilfreich sein. Der Grund, warum Excel-Tabellen in den meisten Fällen überlegen sind, liegt darin, dass sie schneller zu verwenden und transparenter sind, da der Namensmanager in Excel nicht so benutzerfreundlich ist. Ganz zu schweigen von den fantastischen Funktionen, die Excel-Tabellen für ihren eigentlichen Zweck bieten: Tabellen.
Best Practice 3) Wiederholungsschleifen vs. Folienschleifen. Was ist der Unterschied und wie kann man entscheiden, welche verwendet werden soll?
Es gibt zwei Funktionen, die die Erstellung von Folienschleifen in SlideFab ermöglichen. 1) die Wiederholungsschleife und 2) die Folienschleife. Der Unterschied: Die Wiederholungsschleife berücksichtigt alle Folien. Das ist sinnvoll, wenn viele Decks mit jeweils ein paar Folien entstehen sollen. Die Folienschleife wiederholt dagegen nur eine einzelne Folie. Das mag überflüssig wirken, ist es aber nicht.
Zunächst muss die Folienschleife nicht im Voraus wissen, wie viele Folien entstehen: Sie läuft von 1 bis X, wobei X eine (berechnete) Zahl in einer Zelle ist. Die Wiederholungsschleife dagegen kennt alle ihre Kandidaten vorab.
Zweitens liegt die eigentliche Stärke in der Kombination beider Schleifen: eine allgemeine Wiederholungsschleife für alle Folien und dann für einige ausgewählte eine zusätzliche Folienschleife. Dies ist sinnvoll, wenn jedes der in Massenproduktion hergestellten Decks einige Daten enthält, die möglicherweise nicht auf eine Folie passen, z. B. Tabellen mit zu vielen Zeilen. Durch die Flexibilität der Folienschleife können dann für jedes Deck so viele zusätzliche Folien erstellt werden, wie einzeln benötigt werden.
- Siehe Beispiel Table Spreading across slides
Best Practice 4) Excel-Dateisicherungsansatz. Was kann man hier besser machen?
Viele Benutzer sichern ihre Excel- und PowerPoint-Dateien, indem sie Kopien erstellen und am Ende eine Versionsnummer hinzufügen, z. B. „Meine Excel-Datei v28.xlsx“. Im Allgemeinen ist die Idee, Duplikate einer Excel-Datei zu erstellen, großartig. Dies hilft, den Überblick zu behalten und auch in Fällen, in denen die Datei beschädigt wird.
Dieser Ansatz ist jedoch bei SlideFab nicht so hilfreich. Grund dafür ist, dass SlideFab den genauen Dateinamen speichert und bei Verwendung einer neu versionierten Datei diese erneut ausgewählt werden muss.
Stattdessen wird empfohlen, einen Dateinamen ohne Versionierung zu verwenden, z. B. „meine Excel-Datei.xlsx“. Backups sollten erstellt werden, indem ein separater Ordner (z. B. „Backups“) erstellt und die Excel-Datei hineinkopiert wird, ohne die vorhandenen zu überschreiben. Windows fügt nach der zweiten Kopie eine Nummer hinzu, z. B. „Mein Dateiname (3).xlsx“ – das hilft dabei, die Versionen zu verfolgen, insbesondere mit dem Zeitstempel der zuletzt vorgenommenen Änderungen.
Best Practice 5) So aktualisieren Sie Pivot-Filter in jeder Schleife mit SlideFab
Manchmal ist es mit einer Pivot-Tabelle viel einfacher, bestimmte Zahlen in Excel abzurufen. Dies ist normalerweise der Fall, wenn Aggregationsfunktionen wie Summe oder Zählung ins Spiel kommen. Immer wenn in den Pivot-Tabellen nur Zahlen für das aktuelle Element (in der Loop-Master-Zelle) angezeigt werden, wird es schwierig, da Pivot-Filter beteiligt sind. Dementsprechend muss der Filter angepasst werden, wenn SlideFab das nächste Element bearbeitet. Da das Aktualisieren eines Pivot-Filters mit Excel allein nicht möglich ist, ist etwas Stärkeres erforderlich. Aus diesem Grund kann SlideFab vorhandenen VBA-Code (auch als „Makros“ bezeichnet) ausführen. Dementsprechend stellt SlideFab sicher, dass der Pivot-Filter in jeder Schleife richtig eingestellt ist. Zum Einrichten sind zwei Dinge erforderlich:
- Eine Methode im VBA-Editor von Excel (Klicken Sie in Excel auf Alt + F11, um dorthin zu gelangen), mit der der Pivot-Filter aktualisiert wird:
Sub FilterPivotByCategory() ThisWorkbook.Worksheets(“Model”).PivotTables(“PivotSubcategoryCompany”).PivotFields(“Category”).CurrentPage = _ ThisWorkbook.Worksheets(“Model”).Range(“SelectedCategory”).Value ThisWorkbook.Application.Calculate ThisWorkbook.Application.Calculate End Sub
- Ein in SlideFab definierter Aufruf, der diese Methode ausführt (zur Eingabe im VBA-Fenster (auf der Registerkarte „Nachher“), der über die erweiterte Registerkarte „SlideFab“ geöffnet werden kann).
FilterPivotByCategory
Siehe Beispiel Category Trees