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Tutorial: Wie man PowerPoint-Folien aus Excel-Zeilen erstellt

Einführung

Dieses Tutorial baut auf dem vorherigen auf, in dem die Verbindung zwischen der Excel-Datei und der PowerPoint-Präsentation hergestellt wurde. In diesem Schritt lernen Sie, wie Sie PowerPoint-Folien aus den Excel-Zeilen erstellen. Das bedeutet eine Folie pro Produkt.

Was Sie für diesen Schritt zum Thema „Wie man PowerPoint-Folien aus Excel-Zeilen erstellt“ benötigen

Wir beginnen mit der PowerPoint-Präsentationsvorlage, die SlideFab mit der Excel-Arbeitsmappe verknüpft hat, wie hier abgebildet:

Außerdem ist es wichtig zu verstehen, wie SlideFab funktioniert: Die Zeilen, für die SlideFab Folien erstellen soll, müssen eine Spalte mit einem eindeutigen Bezeichner haben (hier ist es der Produktname). Diese eindeutigen Bezeichner werden der Kandidatenbereich sein. Bei jeder Iteration nimmt SlideFab einen davon und schreibt ihn in eine bestimmte Zelle, die sogenannte Masterzelle. Dies ist wichtig, damit die Excel-Formeln wissen, welches der aktuelle Eintrag ist.

Es funktioniert also folgendermaßen:

  1. Den nächsten Eintrag aus dem Kandidatenbereich (nehmen hier: Produktnamenliste)
  2. Den Eintrag (hier: Produktname) in die Master Cell schreiben
  3. Alle Excel-Formeln neu berechnen
  4. Die Vorlagenfolie(n) duplizieren
  5. Die Daten aus Excel in die neue Folie schreiben oder aktualisieren (Das nächste Tutorial erklärt, wie die Einrichtung funktioniert)

SlideFab wiederholt diesen Vorgang für alle Einträge aus dem Kandidatenbereich.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Automatisierung einzurichten, die für die Erstellung von PowerPoint-Folien aus den Excel-Zeilen erforderlich ist

Benötigte Zeit: 2 Minuten

  1. Einrichten des Kandidatenbereichs für die Produktzeilen

    Wählen Sie die Spalte mit eindeutigen Bezeichnern (hier ist der Produktname ein eindeutiger Bezeichner für jede Zeile).
    Öffnen Sie die Wiederholungsschleifen-Seitenleiste über die Multifunktionsleiste.
    Klicken Sie auf das Fadenkreuz-Symbol im Steuerelement „Schleifen-Kandidatenbereich“, um die Verknüpfung zu definieren. SlideFab schreibt die Adresse der ausgewählten Zellen in das Kontrollfeld.This screenshot of Excel and PowerPoint shows how the Excel range is defined which is responsible that one row is converted to one new PowerPoint slide with the help of SlideFab

  2. Einrichten der Masterzelle für den aktuellen Produktnamen

    – Wählen Sie die Zelle aus, in die ein Wert (z.B. der Produktname) aus dem Kandidatenbereich geschrieben werden soll.
    – Klicken Sie auf das Fadenkreuz-Symbol im Steuerelement „Schleifen-Master-Zelle“, um die Verknüpfung zu definieren. SlideFab schreibt die Adresse der ausgewählten Zelle in das Kontrollfeld.Linking the title cell with the title shape for the PowerPoint automation with SlideFab

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Folien erzeugen“ auf der Registerkarte SlideFab im Powerpoint-Menüband, um das entsprechende Fenster zu öffnen.

    This screenshot shows Excel and PowerPoint and highlights the Make Slides button of SlideFab

  4. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Start“ klicken, führt SlideFab die Automatisierung aus und beantwortet die Frage „Wie erstellt man PowerPoint-Folien aus Excel-Zeilen“.

    This image shows the SlideFab slide making window. It highlights the Start button which starts the automatic PowerPoint slide creation

  5. Checking the created output

    Kurze Rekapitulation: Bis jetzt haben wir die Excel-Datei und die PowerPoint-Präsentation miteinander verknüpft. Außerdem haben wir auch die Wiederholungsschleife eingerichtet. Auf diese Weise können wir eine Ausgabe erwarten, die eine Folie pro Zeile enthält.

    Die Frage, wie Sie die Produktnamen und Preise aus der Excel-Arbeitsmappe auf die PowerPoint-Folien übertragen können, werden wir später beantworten.This image shows the created PowerPoint presentation. For each entry a new PowerPoint slide was created. It shows that the next step is to connect the PowerPoint target shapes with Excel source cells

Was kommt nach der Herstellung der Verbindung zwischen der Excel-Datei und der Powerpoint-Präsentation?

Bis jetzt funktioniert die Automatisierung einwandfrei, auch wenn die Inhalte noch fehlen. Das ist kein Problem und wird im nächsten Schritt erklärt. Wir können also die erstellte Ausgabe zu diesem Zeitpunkt löschen und sie später erneut ausführen, sobald auch die Produktnamen und Preise eingerichtet sind.