Titelbild für den Mensch-gegen-Maschine-Wettbewerb von SlideFab 2 gegen manuelles Kopieren von Excel nach PowerPoint

Mensch gegen Maschine: So schneidet SlideFab 2 ab

Wie viel Zeit spart SlideFab 2 wirklich? Um das herauszufinden, gibt es einen Wettbewerb zwischen Alice und Bob: Alice nutzt SlideFab 2 wohingegen Bob seine eigenen Hände mit Hochleistungs-Kopieren-und-Einfügen sowie ein kleines VBA-Programm als Turbo nutzt. Die Aufgabe besteht darin, Dashboard-Folien in PowerPoint zu erstellen, die auf Excel-Berechnungen basieren.

Screenshot des Mensch gegen Maschine Wettbewerbs in dem Alice mit SlideFab 2 gegen Bob antritt. Dieses Bild zeigt den Experimentaufbau

Der Mensch-gegen-Maschine-Wettbewerb sieht folgendermaßen aus: Er entspricht einer typischen Situation, denn es geht darum, einige Daten aus Excel nach PowerPoint zu bringen. Ob es dabei um ein Dashboard, eine Leistungsübersicht, Artikeldetails oder etwas anderes geht, spielt dabei keine Rolle. Die Aufgabe ändert sich praktisch nicht. Es geht dabei um folgende Punkte:

  1. In eine Form in PowerPoint soll ein Titeltext geschrieben werden. Dieser soll auf einer Berechnung basieren und, z.B. "Tolle Leistung" ausgeben, wenn eine bestimmter Schwellwert überschritten wird.
  2. Der aktuelle Bezeichner dieser Folie muss als Untertitle in eine PowerPoint-Textform geschrieben werden, z.B. "Performance Dashboard für XYZ oder so ähnlich GmbH".
  3. Eine Excel-Tabelle mit bedingter Formatierung dient als Heatmap.
  4. Im oberen rechten Bereich muss ein Logo einkopiert werden.
  5. Es wird eine Legende hinzugefügt, die die Farbe der Wärmekarte erläutert.

Diese fünf Elemente müssen für 100 Unternehmen kopiert werden, was am Ende zu 100 Folien führt.

Ansätze zum Erstellen der 100 PowerPoint-Folien:

Alice geht diese Aufgabe mit SlideFab 2 an. Daher muss sie das Excel-Modell mit den PowerPoint-Formen verknüpfen. Für jede Form bestimmt sie den Ausgabemodus, also ob es sich jeweils um einen Text, eine Tabelle oder ein Bild handelt. Anschließend richtet sie die Wiederholungsschleife so ein, dass SlideFab 2 alle 100 Folien erstellen kann. Dann muss sie einfach noch SlideFab 2 starten.

Bob erstellt alle Folien manuell. Zunächst ergänzt die Folienvorlage um die Legende, da diese auf allen Folien gleich bleibt. Leider funktioniert das Hinzufügen der Tabelle nicht wie erwartet: Bob benötigt hierfür ein Rechteck in der PowerPoint-Vorlage, um ihm bei der Größenänderung der Tabelle zu helfen. Eine weitere Schwierigkeit besteht für ihn darin, das richtige Logo zu finden. Da jedes Logo den Namen des jeweiligen Unternehmens hat, wird Bob mit Hilfe von VBA-Code das Logo in die Zwischenlage kopieren. Von dort kann er es dann problemlos in PowerPoint einfügen. Der verwendete Code lautet

Worksheets("CompanyLogos").Shapes("***").copy

wobei Bob in jeder Schleife *** durch den aktuellen Unternehmensnamen ersetzt. Abgesehen davon ist das Kopieren und Einfügen des Textes in die Formen ziemlich einfach. Nach jeder Runde kopiert Bob den nächsten Unternehmensnamen in die Master-Zelle, die damit das Excel-Modell aktualisiert.

Ehrlicherweise endet dieser Wettkampf nicht mit einem Foto-Finish

Bei diesem Wettkampf begannen Alice und Bob aus Fairness-Gründen mit einem vergleichbaren Modell.

Screenshot aus dem Mensch gegen Maschine Wettbewerb. Er zeigt wie Alice gerade schon fertig wird während Bob noch die meiste Arbeit vor sich hat.

Nach anfänglichen Schwierigkeiten fand Bob nach etwa vier oder fünf erstellten Folien sein Tempo. In diesem Fluss benötigte Bob etwa 45 Sekunden pro Folie, was bei 100 Folien dann 4.500 Sekunden ergibt. Dies entspricht etwa 75 Minuten für das manuelle Kopieren und Einfügen. Auf der anderen Seite brauchte Alice ungefähr 10 Minuten, um SlideFab 2 einzurichten und alle 100 Folien zu erzeugen. Aus dieser Perspektive ergibt sich, dass SlideFab 2 achtmal schneller ist als manuelles Kopieren und Einfügen.

Für Alice ist es jedoch wichtig, die Gesamtzeit in Arbeits- und Automatisierungszeit zu unterscheiden. Das macht auf jeden Fall Sinn, da Alice nur 82 Sekunden zum Einrichten von SlideFab 2 benötigte. Die restlichen 8 Minuten benötigte SlideFab 2 zum Erzeugen der Folien. Diese Analyse zeigt also, dass das manuelle Kopieren und Einfügen 50-mal mehr Aufwand erfordert als eine automatisierte Lösung.

Und wie sieht es mit Qualität aus? Nun, Bobs Lösung, die Heatmap-Tabelle auszurichten, war zwar praktisch aber auch ein wenig hemdsärmelig. Es ist klar, dass Bob eine 100% ige Genauigkeit bei der Tabelle nicht erreichen kann. Aber für die Texte und Formen sollte Bob ein qualitatives Ergebnis erreicht habe. Bei SlideFab 2 ist die korrekte Ausrichtung der Tabelle über alle 100 Folien sichergestellt und die Qualität ist hoch.

SlideFab 2 Ergebnis Screenshot mit Kennzahlen wie SlideFab 2 gegenüber manuellem Kopieren und Einfügen von Excel nach PowerPoint abschneidet

Also gewinnt SlideFab 2. Aber was ist mit dem Kleingedruckten ?!

Man könnte argumentieren, dass dieses Szenario aus irgendeinem Grund ungerecht war. Dies könnte der Fall sein, aber vorweg Anmerkungen zu möglichen Kritikpunkten:

  1. Bob ist so langsam beim Erstellen dieser Folie, dass das sogar meine Katze schneller könnte. Sicher. Alle verwendeten Arbeitsmappen und Präsentationen stehen unten zum Download zur Verfügung. Lassen Sie es Ihre Katze ruhig versuchen! Aber auch wenn diese insgesamt doppelt so schnell sein wird wie Alice, muss die echte Arbeitszeit berücksichtigt werden. Und das waren für Alice nur 82 Sekunden. Der ganze Rest war die Wartezeit, bis der Lenovo T440p Laptop von 2014 fertig wurde.
  2. Dieser Wettbewerb wurde für SlideFab 2 maßgeschneidert. Nun ja, das verwendet Beispiel basiert auf einem echten Szenario. Aber selbst wenn dieses Beispiel für SlideFab 2 maßgeschneidert wäre, zeigt es doch, dass SlideFab 2 in der richtigen Situation viel Zeit sparen kann.
  3. Niemand braucht 100 Folien mit unterschiedlichen Daten. Und für 10 Folien ist der Fall nicht so klar! Okay, aber auch für vielleicht 10 Folien ist SlideFab 2 durchaus sinnvoll: Reproduzierbarkeit und Ergebnisqualität sind auch wertvolle Eigenschaften. Und auch hier gilt das Argument von 2) erneut.

Falls Sie weitere Einwände sehen, fügen Sie diese bitte als Kommentar hinzu oder schreiben Sie eine kurze E-Mail.

Zusammenfassung

Dieser Mensch-gegen-Maschine-Wettbewerb  zeigte die Vorteile der Verwendung von SlideFab 2 für eine allgemeine Excel-zu-PowerPoint-Automatisierungsaufgabe. In der Tat war SlideFab 2 8x schneller als das manuelle Kopieren und Einfügen. Beim Vergleich der reinen Arbeitszeit ist der Unterschied noch größer: Das was bei der Lösung mit SlideFab 2 am längsten gedauert hat war die Automatisierung. Die tatsächliche Arbeitszeit zum Einrichten von SlideFab 2 waren lediglich 82 Sekunden. Das ist kein Vergleich zur Arbeitszeit beim manuellen Kopieren und Einfügen von mehr als 75 Minuten. Aus dieser Warte betrachtet, war SlideFab 2 50x effizienter.

Dieser Wettbewerb fand nur zwischen Alice und Bob statt. Aber in der Tat war auch das Charlie bereit, um eine VBA-Lösung zu programmieren. Leider hat Charlie es nicht geschafft in so kurzer Zeit eine Automatisierung mit so vielen Facetten zu implementieren: Das Schreiben von Text in Formen war für ihn in Ordnung, aber dieses Beispiel enthielt auch Tabellen, Screenshots und Bilder. Das ging für ihn nicht. Ein VBA-Makro zu schreiben, um so eine Lösung zu bauen, macht einfach keinen Sinn.

 

Noch ein kurzer Kommentar als Randbemerkung: Eigentlich ist dieser Wettbewerb nicht wirklich Mensch-gegen-Maschine. Vielleicht ist es mehr Mensch-gegen-Cyborg, da SlideFab 2 durch Alice bedient werden musste.

Und noch eine Anmerkung: Für diese Beispieldateien ist eine Vollversion von SlideFab 2 erforderlich, da im Beispiel 5 Formen pro Folie automatisiert werden. Wenn allerdings zwei Formen pro Folie ausreichen,  kann auch gerne das kostenlose SlideFab 2 lite benutzt werden.

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