Seitenleiste Wiederholungsschleife für die Massenproduktion von PowerPoint-Folien

SlideFab 2 Seitenleiste zur Wiederholungsschleife

In SlideFab 2 geht es auch darum den Benutzern mehr Macht zu verleihen. In der Vergangenheit war es so, dass die Automatisierung und Massenproduktion von PowerPoint-Folien aus Excel heraus die Domäne von VBA-Programmierern war: Fortgeschrittene Programmierer implementierten sich eine VBA-Anwendung (Visual Basic for Applications) oder ein Makro. Das hat funktioniert. Die meisten normalen Excel-Benutzer programmieren allerdings nicht solche maßgeschneiderten VBA-Lösungen, da dies zu schwierig, fehleranfällig und zeitaufwändig ist. Das Risiko ist einfach zu hoch, dass es am Ende doch nicht klappt. Statt repetitive Aufgaben zu automatisieren, lösen viele Benutzer sie stattdessen manuell. Dies bedeutet Kopieren und Einfügen. Sehr viel Kopieren und Einfügen. SlideFab 2 ermöglicht stattdessen Automation von Excel nach PowerPoint ganz ohne Programmieren.

Warum das automatisierte Erzeugen von PowerPoint-Folien mit SlideFab 2 eher à-la-carte-Dinieren gleicht als einem Büffet

Die meisten Benutzer, die selbst nicht VBA programmieren, sind mit dem Automatisierungsansatz über eine Wiederholunggschleife nicht. Hier ist zur Erläuterung eine Metapher:

Stellen Sie sich ein Büffet vor: Die Menschen müssen zum Büfett gehen und ihr Essen dort holen und mitnehmen. Dann kehren sie zum Essen an ihre Tische zurück. Danach gehen sie wieder zum Buffet für die nächste Runde. So funktioniert SlideFab 2 nicht.

Die Logik mit der Wiederholungsschleife von SlideFab 2 ähnelt stattdessem eher dem à-la-carte-Dinieren: Die Leute bleiben an ihren Tischen und das Essen wird ihnen serviert – Gang für Gang. In SlideFab 2 wird das Excel-Modell die Daten „bedienen“, bevor sie für PowerPoint „konsumiert“ werden.

So funktioniert die Wiederholungsschleife bei SlideFab 2

Wenn eine (oder mehrere) Folien für ein jedes Element einer Liste erstellt werden soll(en), erwartet SlideFab 2, dass das Excel-Modell die Daten vorbereitet, z.B. Texte, Tabellen, Diagramme, usw.. Abhängig vom aktuellen Listenelement ändern sich die Daten für die aktuelle PowerPoint-Folie entsprechend.

In Excel funktioniert das so. Es gibt eine zentrale Excel-Zelle namens Schleifen-Master-Zelle. Alle dynamischen Elemente (z. B. Texte, Diagramme, Tabellen usw.), die nach PowerPoint ausgegeben werden sollen, hängen vom Inhalt dieser Schleifen-Master-Zelle ab. Wenn sich also der Inhalt dieser Zelle ändert, ändern sich auch die von ihr abhängenden, dynamischen Elemente. In den meisten Fällen wird dies durch Formeln erreicht, die auf die Schleifen-Master-Zelle verweisen. Typischerweise sind dies Nachschlageformeln wie ein SVERWEIS oder INDEX/VERGLEICH (VLOOKUP, INDEX/MATCH).

Für die automatisierte Folienerzeugung verändert SlideFab 2 den Inhalt der Schleifen-Master-Zelle in jeder Runde der Wiederholungsschleife. Durch das Ändern des Inhalts der Schleifen-Master-Zelle werden alle abhängigen dynamischen Elemente für die PowerPoint-Folien aktualisiert. SlideFab 2 verwendet dazu die Elemente, die sich im Schleifen-Kandidaten-Bereich befinden. Folglich stellt dieser Ansatz sicher, dass für jedes Element des Schleifen-Kandidaten-Bereichs eine (oder mehrere) Folien erstellt werden.

Wenn der Kandidaten-Bereich unerwünschte Elemente enthält, kann SlideFab 2 diese ausschließen

Falls es Kandidaten gibt, die sich nach dem Kopieren in die Schleifen-Master-Zelle als unerwünscht herausstellen, kann SlideFab 2 für diese auch keine Folien erzeugen. Hierbei hilft der Master-Zellen-Ausschluss. In diesem Feld muss eine Excel-Zelle referenziert werden, die eine Formel enthält. Wenn diese Formel nicht zu 1 oder wahr auswertet, werden keine Folien in dieser Runde der Wiederholungsschleife erstellt.

SlideFab 2 überprüft diese Bedingung jedes Mal, wenn das nächste Element aus dem Schleifen-Kandidaten-Bereich in die Schleifen-Master-Zelle geschrieben wird. Dementsprechend sollte die Formel für die Ausschlussbedingung (indirekt) auf die Schleifen-Master-Zelle referenzieren.

So eine Wiederholungsschleife kann zum Beispiel beim Herstellen von Namensschilder helfen

Stellen Sie sich ein einfaches Szenario vor: Es sollen Namensschildern erzeugt werden. Dazu gibt es eine Excel-Liste mit Namen. Für jeden Namen soll es eine Folie geben, die als Namensschild ausgedruckt werden kann. Zunächst sollen nur die Schilder für die Personen erstellt werden, deren Name mit „A“ beginnt. Als Schleifen-Kandidaten-Bereich werden Sie also sofort die Namensliste in Excel verwenden. Als Schleifen-Master-Zelle definieren Sie eine beliebige Zelle, die leer sein kann. SlideFab 2 überschreibt bei der Folienerzeugung dann den Inhalt dieser Zelle. Danach müssen Sie eine Funktion in eine separate Zelle schreiben, die prüft, ob die soeben definierte Schleifen-Master-Zelle mit einem „A“ beginnt, z.B. =links(C1, 1)=“A“ unter der Annahme, dass C1 die Schleifen-Master-Zelle ist. Die Formel, die diese Zelle enthält, ist dann die Zelle für den Master-Zellen-Ausschluss. Damit wäre die Wiederholungsschleife definiert und SlideFab 2 würde pro Namen eine Folie erstellen, solange der Name auch mit „A“ beginnt.

Was genau auf die Namensschilder geschrieben wird, kann dann noch über die Seitenleiste zur Folien-Verknüpfung definiert werden.