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Best practice for mass-producing PowerPoint slides

Die folgende Sammlung von Empfehlungen wurde in den letzten Jahren entwickelt. Mit der Erfahrung von Tausenden von Excel-Modellen und Hunderten von PowerPoint- bis Excel-Automatisierungen mit SlideFab ist dies destilliertes Wissen. Es ist also wirklich eine bewährte Methode. Die folgende Sammlung enthält keine Grundideen für Anfänger. Stattdessen konzentriert es sich auf Leute, die Excel beherrschen und die erklärt werden, wie ein VLOOKUP funktioniert. Die folgende Liste soll wachsen, daher ist dies ein kleiner Anfang für den Anfang. Falls Sie mit einer der Empfehlungen streiten oder eine andere vorschlagen, können Sie dies am Ende dieser Seite kommentieren.

Best Practice 1) Verwenden benannter Bereiche und Excel-Tabellen anstelle von Zellenadressen

Wenn Sie PowerPoint-Formen über SlideFab mit Excel verknüpfen, verknüpfen Sie sie nicht mit der Zellenadresse (z. B. Arbeitsblatt3!H4). Verwenden Sie stattdessen einen benannten Bereich oder eine Excel-Tabelle. Neben vielen anderen Vorteilen, die diese beiden Optionen bieten (z. B. hier oder hier), gibt es einen klaren Grund, sie mit SlideFab zu verwenden: Immer wenn sich das Arbeitsblatt strukturell ändert, z.B. durch neue Spalten oder Zeilen behalten der benannte Bereich und die Excel-Tabelle die richtige Referenz. Bei Excel-Adressen ist dies nicht der Fall: Was Spalte J war, könnte Spalte K sein, nachdem links davon eine neue Spalte eingefügt wurde.

Best Practice 2) So entscheiden Sie, ob benannte Bereiche oder Excel-Tabellen verwendet werden sollen

Bei der Entscheidung zwischen benannten Bereichen und Excel-Tabellen ist die Entscheidung, welche verwendet werden soll, manchmal schwierig. Es wird daher empfohlen, ständig Excel-Tabellen zu verwenden. Es gibt jedoch keine Regel ohne Ausnahme. Hier zahlen sich benannte Bereiche aus: 1) Wenn hinsichtlich der Zellabdeckung Flexibilität erforderlich ist, kann ein benannter Bereich hilfreich sein, der auf einer verwendeten Formel basiert. 2) Wenn ein Bereich mit Diagrammdaten (auch für Think-Cell-Diagramme) ordnungsgemäß adressiert werden muss, kann der angegebene Bereich hilfreich sein. Der Grund, warum Excel-Tabellen in den meisten Fällen überlegen sind, liegt darin, dass sie schneller zu verwenden und transparenter sind, da der Namensmanager in Excel nicht so benutzerfreundlich ist. Nicht einmal die fantastischen Funktionen zu erwähnen, wenn Excel-Tabellen für den beabsichtigten Zweck verwendet werden, nämlich Tabellen.

Best Practice 3) Wiederholungsschleifen vs. Folienschleifen. Was ist der Unterschied und wie kann man entscheiden, welche verwendet werden soll?

Es gibt zwei Funktionen, die die Erstellung von Folienschleifen in SlideFab ermöglichen. 1) ist die Iterationsschleifenfunktion und 2) ist die Gleitschleifenfunktion. Der Unterschied besteht darin, dass die Iterationsschleife alle Folien berücksichtigt. Dies ist sinnvoll, wenn Decks in Massenproduktion mit jeweils ein paar Dias hergestellt werden. Die Folienschleife wiederholt jedoch nur eine Folie. Könnte überflüssig aussehen, ist es aber nicht.

Zunächst muss die Folienschleifenfunktion nicht wissen, wie viele Folien erstellt werden müssen, wenn sie von 1 bis X ausgeführt werden, wobei X eine (berechnete) Zahl in einer Zelle ist. Die Iterationsschleife kennt alle ihre Kandidaten, die eine Vorabschleife benötigen.

Zweitens ist die Killer-Funktion, wenn beide Schleifenfunktionen kombiniert werden: Eine allgemeine Iterationsschleife für alle Folien und dann für einige ausgewählte eine zusätzliche Folienschleife. Dies ist sinnvoll, wenn jedes der in Massenproduktion hergestellten Decks einige Daten enthält, die möglicherweise nicht auf einer Folie zu finden sind, z. Tabellen mit zu vielen Zeilen. Durch die Flexibilität der Folienschleife können dann für jedes Deck so viele zusätzliche Folien erstellt werden, wie einzeln benötigt werden.

Best Practice 4) Excel-Dateisicherungsansatz. Was kann man hier besser machen?

Viele Benutzer sichern ihre Excel- und PowerPoint-Dateien, indem sie Kopien erstellen und am Ende eine Versionsnummer hinzufügen, z. „Meine Excel-Datei v28.xlsx“. Im Allgemeinen ist die Idee, Duplikate einer Excel-Datei zu erstellen, großartig. Dies hilft, den Überblick zu behalten und auch in Fällen, in denen die Datei beschädigt wird.

Dieser Ansatz ist jedoch bei SlideFab nicht so hilfreich. Grund dafür ist, dass SlideFab den genauen Dateinamen speichert und bei Verwendung einer neu versionierten Datei diese erneut ausgewählt werden muss.

Stattdessen wird empfohlen, einen Dateinamen ohne Versionierung zu verwenden, z. „meine Excel-Datei.xlsx“. Backups sollten erstellt werden, indem ein separater Ordner (z. B. „Backups“) erstellt und in die Excel-Datei kopiert wird, ohne die vorhandenen zu überschreiben. Windows fügt nach der zweiten Kopie eine Nummer hinzu, z. „Mein Dateiname (3) .xlsx“ hilft dabei, die Versionen zu verfolgen, insbesondere mit dem Zeitstempel der zuletzt vorgenommenen Änderungen.

Best Practice 5) So aktualisieren Sie Pivot-Filter in jeder Schleife mit SlideFab

Manchmal ist es mit einer Pivot-Tabelle viel einfacher, bestimmte Zahlen in Excel abzurufen. Dies ist normalerweise der Fall, wenn Aggregationsfunktionen wie Summe oder Zählung ins Spiel kommen. Immer wenn in den Pivot-Tabellen nur Nummern für das aktuelle Element (in der Loop-Master-Zelle) angezeigt werden, wird es schwierig, da Pivot-Filter beteiligt sind. Dementsprechend muss der Filter angepasst werden, wenn SlideFab am nächsten arbeitet. Da das Aktualisieren eines Pivot-Filters mit Excel allein nicht möglich ist, ist etwas Stärkeres erforderlich. Aus diesem Grund kann SlideFab vorhandenen VBA-Code (auch als „Makros“ bezeichnet) ausführen. Dementsprechend stellt SlideFab sicher, dass der Pivot-Filter in jeder Schleife richtig eingestellt ist. Zum Einrichten sind zwei Dinge erforderlich:

1) Eine Methode im Excels VBA-Editor (Klicken Sie in Excel auf Alt + F11, um dorthin zu gelangen), mit der der Pivot-Filter aktualisiert wird:

Sub FilterPivotByCategory()
  ThisWorkbook.Worksheets("Model").PivotTables("PivotSubcategoryCompany").PivotFields("Category").CurrentPage = _
    ThisWorkbook.Worksheets("Model").Range("SelectedCategory").Value
  ThisWorkbook.Application.Calculate
  ThisWorkbook.Application.Calculate
End Sub

2) Ein in SlideFab definierter Aufruf, der diese Methode ausführt (zur Eingabe im VBA-Fenster (auf der Registerkarte „Nachher“), der über die erweiterte Registerkarte „SlideFab“ geöffnet werden kann).

FilterPivotByCategory

Siehe Beispiel Category Tree

SlideFab 2 Anleitung