Massenhaft erzeugte PowerPoint-Folien individuell gestalten

Um die Kunst, PowerPoint-Präsentationen zu bauen, ist eine ganze Branche entstanden: Vorlagen, Anleitungen, Handbücher, Empfehlungen — alles, damit eine einzelne Präsentation perfekt wird. So viel Aufwand für ein einziges Dokument skaliert aber schlecht, etwa wenn jedes Land, jeder Geschäftsbereich und jede Teamleitung eine eigene Fassung braucht. Dann hilft die Massenerzeugung: gleiche Struktur, andere Daten. Meist wirkt das Ergebnis allerdings nüchtern, weil Titel und Anmerkungen die Botschaft der Daten nicht aufgreifen. Die Folien erzählen nichts. Man könnte sagen: Ein Telefonbuch ist spannender. Die Lage scheint also klar — entweder individuell oder in großer Zahl.

Dieser Beitrag zeigt Wege, wie beides zusammengeht. Die Hinweise zielen auf SlideFab, taugen aber auch für selbst geschriebene VBA-Automatisierung oder für die Excel-Modellierung im Allgemeinen.

1. Dynamische Titel

Bei der automatischen Folienerzeugung geht es meist um Zahlen und Diagramme. Legenden und beschreibende Titel wie „Jahresumsatz in Mio. EUR gegen Nettomarge in %“ bleiben gleich. Ein echter Aussagetitel dagegen greift eine interessante oder überraschende Botschaft auf: „Jahresumsatz um 2,5 % gestiegen, ohne die Nettomarge zu belasten (+0,05 %)“.

Das Prinzip ist schnell erklärt: Einen Wert berechnen und über diesen Wert einen passenden Textbaustein aus einer Tabelle holen. Platzhalter im Baustein, die später ersetzt werden, machen ihn lebendiger — etwa „Jahresumsatz um … gestiegen“.

So entsteht ein dynamischer Titel in Excel

Im folgenden Beispiel werden zwei Textbausteine mit „aber“ oder „und“ zu einem Aussagetitel verbunden. Der erste behandelt die Umsatzveränderung, der zweite die Margenveränderung. Der Screenshot zeigt das Arbeitsblatt mit den nötigen Teilen: erstens die Titel-Logik mit Werten und Formeln, zweitens die Tabellen mit Textbausteinen und Zahlen für die Nachschlageformeln. Zusammengehöriges hat dieselbe Farbe: Umsatz blau, Nettomarge orange, Richtung („und“ gegen „aber“) gelb. Die grüne Zelle enthält den fertigen Titel.

Was dafür nötig ist

• Der Baustein zur Umsatzveränderung braucht eine Tabelle mit zwei Spalten: In der ersten stehen Schwellenwerte, hier Prozentwerte, in der zweiten die Textbausteine (Tabelle RevenueChangeTable, Bereich E16:F21). Für die Margenveränderung und für das Verbindungswort gibt es eigene Tabellen.
• Eine Zelle hält den aktuellen Wert der Umsatzveränderung (D6), eine weitere den der Marge (D8). Für das Verbindungswort wird geprüft, ob beide Veränderungen dasselbe Vorzeichen haben. Ist das der Fall, lautet die Richtung „gleich“, sonst „gegenläufig“ (D10).
• Über den Zahlenwert findet VERGLEICH die passende Zeile in der Tabelle — mit dem Vergleichstyp 1 für die ungefähre Übereinstimmung (E6 und E8). Für die Richtung nutzt VERGLEICH den Typ 0, also die genaue Übereinstimmung (E10).
• Mit der Zeilennummer holt INDEX den Textbaustein. Anschließend ersetzt WECHSELN den Platzhalter durch den tatsächlichen Wert (F6, F8). Bei der Richtung entfällt das Ersetzen (F10).
• Zum Schluss werden die drei Teile mit Leerzeichen verkettet (F12).

Die Formeln aus dem Beispiel

• D10: =WENN(ODER(UND(D6>=0;D8>=0);UND(D6<0;D8<0));"Gleich";"Gegenläufig")
• E6: =VERGLEICH(D6;RevenueChangeTable;1)
• E8: =VERGLEICH(D8;NetMarginChangeTable;1)
• E10: =VERGLEICH(D10;ChangeDirectionTable;0)
• F6: =WECHSELN(INDEX(RevenueChangeTable;E6);"…";TEXT(D6;"0,00%"))
• F8: =WECHSELN(INDEX(NetMarginChangeTable;E8);"…";TEXT(D8;"0,00%"))
• F10: =INDEX(ChangeDirectionTable;E10)
• F12: =F6&" "&F10&" "&F8

2. Formen je Folie unterschiedlich zusammensetzen

Auch die Zusammenstellung der Formen individualisiert ähnlich aufgebaute Folien — über das bloße Aktualisieren von Zahlen hinaus. Gemeint ist, dass Folien aus derselben Vorlage unterschiedliche ergänzende Formen zeigen. Der Gedanke ist einfach: Zuerst kommen alle ergänzenden Formen auf die Vorlagenfolie. Während der Massenerzeugung löscht die Automatisierung dann die überflüssigen.

Nehmen wir folgende Vorlage. Es geht um eine Befragung, bei der die Teilnehmer sich zwischen fünf Optionen von A bis E entscheiden mussten. Jeder soll eine eigene Feedback-Folie bekommen. Alle sehen dasselbe Diagramm — nur die Markierung ihrer eigenen Wahl unterscheidet sich. Die Vorlage sieht dann so aus:

Damit die Individualisierung greift, verknüpfen Sie jede Markierung mit einer Excel-Zelle. Diese Zelle berechnet, ob die Form gelöscht wird. In SlideFab übernimmt das die Formen-Bedingung: Ist Löschen gewählt und ergibt die Formel 0 beziehungsweise falsch, entfernt SlideFab die Form. Die Bedingungen im Bereich C10:C14 vergleichen dafür die Wahl des Teilnehmers (C4) mit jeder Option (B10:B14). Stimmen sie nicht überein, ist das Ergebnis falsch — und die Form verschwindet.

Beim Lauf über alle Teilnehmer entstehen fünf verschiedene Ergebnisse:

3. Folien je Präsentation unterschiedlich auswählen

Formelgesteuertes Löschen von Formen und dynamische Titel lassen eine Präsentation handgemacht wirken. Darüber hinaus lässt sich auch die Folienauswahl steuern. Dazu schreiben Sie eine Formel, die entscheidet, ob eine bestimmte Folie der Vorlage übernommen wird. Bei der automatischen Erzeugung gibt es zwei Arten von Folien: erstens statische, die in allen Varianten gleich sind — eine Einführung, Geschäftsbedingungen, eine Standortliste. Zweitens solche, die an Excel hängen und je Variante anders ausfallen. Für die Auswahl spielt das keine Rolle.

Ein Beispiel: Verschiedene Branchen sollen je eine zugeschnittene Präsentation erhalten. Die Vorlage enthält alle Branchenfolien. Über die Folien-Ausschlussbedingung wählt SlideFab die jeweils passende aus.

Läuft die Vorlage einmal je Branche durch, enthält jede erzeugte Präsentation genau die richtige Branchenfolie.

4. Folien nach Priorität sortieren

Beim Darstellen von Daten kommt es oft auf die Reihenfolge an: Das Wichtige gehört nach vorn. Folien zu sortieren, ist deshalb eine Form der Individualisierung, die dem Leser hilft. Denken Sie an eine Vertriebsauswertung: eine Präsentation je Monat, die Folien darin absteigend nach Leistung. Zusammen mit der Folienauswahl aus dem vorigen Abschnitt ließen sich so die drei besten Monatsergebnisse auf je einer Folie zeigen.

Nehmen wir den vereinfachten Fall, dass nur eine Präsentation entsteht. Das genügt, um das Sortieren zu zeigen. Der Screenshot zeigt eine Liste von Vertriebsmitarbeitern mit ihren Kennzahlen. Für jeden soll eine Folie entstehen, danach werden die Folien absteigend sortiert. Für den gerade betrachteten Mitarbeiter (B5) holt eine Formel mit INDEX und VERGLEICH — besser als SVERWEIS — die Kennzahl (C5). Diesen Wert nutzt SlideFab, sobald er in den erweiterten Einstellungen als Sortierzelle eingetragen ist.

Damit erzeugt SlideFab eine Folie je Mitarbeiter, in der gewünschten Reihenfolge:

Soll zusätzlich eine Präsentation je Monat entstehen, wird es aufwendiger. Ohne ins Detail zu gehen: Dafür bietet sich die Folien-Schleife an.

Fazit

Auch wenn massenhaft erzeugte Folien einander ähneln, gibt es einfache Wege zur Individualisierung. Das lohnt sich besonders für Präsentationen, die nicht nach Fließband aussehen sollen. Neben dem handgemachten Eindruck bringt die Massenerzeugung zwei weitere Vorteile: gleichbleibende Qualität und Wiederholbarkeit. Steht das Excel-Modell erst einmal, gehen die Grenzkosten für eine weitere Folie oder Präsentation gegen null. Der Zeitgewinn ist entsprechend groß — gerade in der Reporting-Automatisierung, wie auch der Vergleich Mensch gegen Maschine zeigt.

Weitere Beispiele für die Automatisierung von Excel nach PowerPoint finden Sie im Tutorial-Bereich, die aktuellen Angebote auf der Preisseite.