Kategoriebäume in PowerPoint automatisch aus Excel erstellen
Dieses Video zeigt, wie Kategoriebäume automatisch entstehen. Ein Kategoriebaum stellt die Ausgaben eines Unternehmens strukturiert dar. Er zeigt auf einen Blick, wohin das meiste Geld fließt — nach Kategorien, Unterkategorien, Lieferanten und Ländern. Es ist dasselbe Muster von Excel nach PowerPoint, das auch die Automatisierung im HR- und Finance-Reporting trägt.
Nachtrag vom 9. September 2022: Dieses Beispiel filtert die Pivot-Tabelle noch über ein VBA-Makro. Seit SlideFab v7.0 lässt sich das Makro durch die Pivot-Filterung ersetzen.
Das Beispiel nutzt mehrere fortgeschrittene Funktionen: Folien-Schleifen, Sortierreihenfolge der Folien und den Aufruf von VBA-Code. Es stellt die Ausgaben je Kategorie dar und verteilt jede Kategorie auf eine oder mehrere Baumfolien, deren Äste die Ausgaben der Unterkategorien abbilden. Zu jeder Unterkategorie zeigt die Folie die drei größten Lieferanten und die drei größten Länder nach Ausgaben. Die Automatisierung erzeugt die Folien in Minuten — ein enormer Zeitgewinn gegenüber der Handarbeit.
Anmerkung zum Excel-Modell
Aus Excel-Sicht ist dieses Beispiel anspruchsvoll. INDEX und VERGLEICH sowie Pivot-Tabellen bereiten die Daten für SlideFab auf. Hinzu kommt, dass das Modell die passende Spaltenzahl selbst bestimmt: Statt für die letzten fünf Äste Folien mit vier plus einer Spalte zu erzeugen, wählt es drei plus zwei Spalten, weil das besser aussieht. Die zugehörige Einstellung steht im Hilfsblatt des Beispiels.
Diese Aufgabe von Hand in VBA zu programmieren, würde eine erfahrene Entwicklerin oder einen erfahrenen Entwickler einige Tage kosten. Solche Bäume ließen sich natürlich auch manuell bauen — aber der Punkt, ab dem SlideFab schneller ist, kommt sehr früh. Danach wäre Kopieren und Einfügen reine Zeitverschwendung.
Gleich ausprobieren
Arbeitsmappe und Präsentation stehen zum Herunterladen bereit; Sie können sie sofort mit SlideFab ausprobieren. Die Dateien sind vorbereitet: Die Arbeitsmappe ist einsatzbereit, die Präsentation enthält alle Einstellungen aus dem Video. Holen Sie sich dazu eine Testlizenz von der Preisseite, installieren und aktivieren Sie SlideFab. Danach entpacken Sie die Beispieldatei, öffnen die Vorlagenpräsentation und die Excel-Datei wie im Video — und starten die Folienerzeugung.
Nutzen Sie das Beispiel gern als Vorlage für Ihre eigene Automatisierung. Sie können Ihre eigenen Daten einsetzen oder sich davon anregen lassen, wie sich ein solches Modell strukturieren lässt. Wenn Ihnen die Formeln zusagen, verwenden Sie sie ruhig weiter. Ein persönlicher Rat: Nutzen Sie Excel-Tabellen, wo immer es geht. Sie können weit mehr als formatieren — sehen Sie sich an, wie lesbar die Formeln dadurch werden und wie selbstverständlich SlideFab damit umgeht.